ご覧いただきありがとうございます。初めましてこんにちは！こりょぐと申します。
「君の資料は分かりづらいんだよねー」「何が言いたいのか伝わらない」
プレゼンをしてこういったことを言われたことはないでしょうか。僕は何度もあります。。。
社会に出ると否が応でも資料作成する機会は訪れますが、
始めのうちは何を意識して書けばいいのか分からないですよね。
この記事では相手に伝わりやすい資料のコツを紹介しようと思います。
これを意識して資料作成をするようになってから、
上司から資料を褒められるようになりましたので、是非ご覧いただけたらと思います！
結論：図とグラフを大きく使う
結論から話すと、図とグラフを大きく使うです。これはどの形態の資料でも共通していえる重要な内容です。「もっと図を沢山使いなよ～」「文字が多すぎ～」
中堅の先輩方は口を揃えてこれを言いますが、意外とそういった方々も本質を理解していないことが多く、先輩の資料も微妙やん・・・とこっそり僕は思っています(笑)
これから理由や具体的な内容まで細かく説明しますので、一緒に少しずつ勉強していきましょう！
なぜ図やグラフを使うのか ～視認性と理解度～
まずはこの二つの資料を見てください。どちらが見やすいですか？
ちょっと極端に書きましたが、明らかに2個目の方が見やすいですよね。
（配色とか色々適当ですがそれはおいおいということで）
一言でいうと「視認性」を上げるためです。
視認性が上がることによって相手の「理解度」も上がります。
どういう意味かというと、人間は物事を理解する際に必ず「認識」→「思考」→「理解」というプロセスを踏みます。
上手な資料というのは、認識のプロセスのストレスが少ないものです。
例えば、僕は塾講師のアルバイトをしていたことがありますが、字が汚い人のテスト用紙の採点は非常に疲れました。
理由は、まずなんと書いてあるのかという認識のプロセスにリソースを割かなければならず、
その後に正答かどうかを判断するというプロセスになるからです。脳のリソースがばらけるため、採点ミスも多くなりがちでした。
取り扱う事柄にもよりますが、基本的に認識のしやすさは「文字(文章)」→「表」→「図、グラフ」です。
今回の例のような、大きい小さいといった比較はグラフが最も効果的です。
相手の認識のプロセスを極力少なくしてあげるという気持ちで資料を作ってみましょう！
※また、副次的な効果として、本題とは別な新たな視点が生まれやすいというものもあります。
今回の例だと購入台数を円グラフにしたことにより、「A社とD社で全体の50%を占めているんだな」という別の視点でもデータを評価できるようになります。
大きく使うことが大事
図やグラフを使う際の注意点は、なるべく大きく使うことです。
せっかくグラフを入れても小さくて見えなかったら意味がないからですね。
繰り返しますが、相手の認識プロセスを極力少なくするということを意識する必要があります。
資料作成する際はまず図やグラフを使うことから考え、適切な大きさに整える。
その後、文章で補足する。といった流れで作成することで、スペースの関係で必然的に文章の量が減ると思います。
結論で話した「文字が多い、図をもっと使え」というのは答えだけ見れば正しいですが、
本質的には「相手が理解しやすくなるために適切な表現を使う」という意識が重要なわけです。
まとめ
まとめます。
・図やグラフを使うのは視認性と理解度を上げるため。
・理解のプロセスは「認識」→「思考」→「理解」
・認識のしやすさは「文字(文章)」→「表」→「図、グラフ」
・認識しやすい図やグラフを大きく使うことで、結果的に文章の量が減る。
一番大事なことは相手に理解してもらうことです。相手の気持ちになり、どんな表現であれば簡単に理解できるようになるかを常に考えながら資料を作っていきましょう！
これからもこういった社会人に求められるちょっとしたスキルやコツを配信していくので、これからもよろしくお願いします！
それではまた。
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